1. INTRODUCCIÓN
GEOCAPITAL S.A., ha estructurado la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, de conformidad con las disposiciones adoptadas por la Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012, y demás leyes que las modifiquen, sustituyan o adicionen, así como sus decretos reglamentarios.
La Ley 1266 de 2008, estableció un régimen especial de protección de los Datos Personales relacionado con el tratamiento de datos financieros, crediticios, comerciales, de servicios y provenientes de terceros países. Por su parte, la Ley 1581 de 2012, estableció el régimen general de Protección de Datos Personales en Colombia, desarrollando los principios constitucionales bajo los cuales toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información personal que se haya recogido en bases de datos o archivos (manuales o automatizados) y a recibir información veraz y verificable.
Los Datos Personales recolectados por la Entidad, tienen fines operativos, comerciales, negociables, de prevención en la administración de riesgos y en especial para todo lo que se considere pertinente en desarrollo de las funciones, actividades y operaciones comprendidas dentro del objeto social autorizado a la Entidad, las funciones otorgadas por la Ley y/o el giro ordinario de los negocios del escenario de negociación.
Por lo anterior, la presente Política de Tratamiento de Datos Personales es de obligatorio cumplimiento para todos los empleados de la Entidad, proveedores, directivos, accionistas, además de las personas naturales y jurídicas que realicen tratamiento de los datos personales registrados en las bases de datos de GEOCAPITAL S.A., de acuerdo a la relación contractual, comercial o financiera que la entidad tenga o haya tenido con ese tercero.
2. OBJETIVO
La presente política tiene como objetivo principal establecer las disposiciones para todos los grupos de interés y público en general, referente al tratamiento de datos y la protección de los mismos, buscando con ello dar cumplimiento a la normativa vigente garantizando así los derechos de los titulares, los criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se debe dar a los datos personales.
3. ALCANCE
El ámbito de la presente política es la debida protección de los intereses y necesidades de los titulares de la información personal tratados por GEOCAPITAL S.A. contenidas en nuestras bases de datos; y finalmente dar cumplimiento a las exigencias de la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales.
4. DEFINICIONES
• Almacenamiento de información: Es la actividad consistente en la conservación de información por medios físicos o electrónicos.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal, escrita o electrónica que tiene como fin el informar al titular de los datos sobre la política de protección de datos de la Entidad.
• Base De Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato personal público: Es aquel tipo de dato personal que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos y, para cuya recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización del Titular de la información.
• Hábeas Data: Es el derecho que tienen los titulares a conocer, actualizar y rectificar su información personal.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
5. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
GEOCAPITAL S.A. Miembro de la Bolsa Mercantil de Colombia, empresa del sector financiero, vigilada por la Superintendencia financiera de Colombia.
• Dirección: Cra 25 No 1 a sur 155 Medellín-Colombia
• NIT: 811017879-3
• PBX: (604) 4480670 - (601) 6199639
• Correo electrónico: empresa@geocapital.co
• Página web: www.geocapital.co
6. FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES SUMINISTRADOS
Los datos personales que GEOCAPITAL S.A. recolecte, almacene, use, circule o suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:
6.1. En relación con la naturaleza y las funciones propias de GEOCAPITAL S.A.:
6.1.1. Clientes
El Tratamiento de los datos se realizará con la finalidad de realizar operaciones sobre productos y/o servicios autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia dentro del objeto social autorizado a la Firma y enmarcados en la Circular Única y los reglamentos de la Bolsa Mercantil de Colombia vigentes, a clientes del sector público y privado de acuerdo con lo establecido para tal efecto en las disposiciones de (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero), el Decreto 2555 de 2010 y demás normas que los modifiquen, adicionen, sustituyan o complementen.
6.2. En relación con GEOCAPITAL S.A.
6.2.1. Recurso Humano
El Tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con GEOCAPITAL S.A. (incluye funcionarios, exfuncionarios, practicantes y aspirantes a cargos).
6.2.2. Proveedores y Contratistas de GEOCAPITAL S.A.
El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión contable, tributaria, contractual de productos o servicios que GEOCAPITAL S.A. requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente.
6.2.3. Clientes Personales naturales de productos y servicios de GEOCAPITAL S.A.
El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo de procesos de prestación de productos o servicios que GEOCAPITAL S.A. requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente. (Incluye información de los Representantes legales de las personas jurídicas).
7. DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS.
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
8. DATOS SENSIBLES
Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
9. DATOS DE MENORES DE EDAD
El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y deberá realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor bajo su tutoría.
10. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
11. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.b) Datos de naturaleza pública.c) Casos de urgencia médica o sanitaria.d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
12. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
GEOCAPITAL S.A., podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación comercial o contractual, que provean servicios necesarios para su debida operación. Para esto se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.
13. PROCEDIMIENTOS PARA LA CONSULTA, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES
Para la consulta, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales, así como para la revocatoria de la autorización, los Titulares tienen a su disposición los siguientes procedimientos establecidos por GEOCAPITAL S.A.:
Consulta: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en la Base de Datos de GEOCAPITAL S.A., previa validación de su identidad. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma por cualquiera de los medios establecidos.
Reclamos: Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información recogida en la Base de Datos de GEOCAPITAL S.A. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o en caso de considerar que existe un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes a cargo de la entidad, podrán presentar un reclamo, el cual será tramitado bajo los siguientes términos:
• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a GEOCAPITAL S.A. por cualquiera de los medios establecidos, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física y electrónica, teléfono fijo o celular, acompañando los documentos o soportes que fundamenten el caso.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, GEOCAPITAL S.A. le informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los Titulares o sus causahabientes podrán en todo momento solicitar a GEOCAPITAL S.A. la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la Autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio y/o Superintendencia Financiera de Colombia: El Titular o sus causahabientes sólo podrán elevar queja ante el SIC o la SFC, una vez hayan agotado en debida forma el trámite de consulta o reclamo directamente ante GEOCAPITAL S.A.
13.1. Información que debe acreditar el titular: Para la radicación y atención de la solicitud, el titular debe suministrar la siguiente información:
• Nombre completo y apellidos.
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
• Medios para recibir respuesta a su solicitud.
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
• Número de identificación
Parágrafo primero: El causahabiente deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar.
14. CANALES HABILITADOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS
GEOCAPITAL S.A. tiene habilitado los siguientes canales para que los titulares ejerzan su derecho al Habeas Data:
• Correo electrónico: empresa@geocapital.co
• Página web: www.geocapital.co
• Teléfonos: (604) 4480670 - (601) 6121381
• Puntos de atención física: Medellín: Cra. 25 #1 A sur 155, Edificio Platinum Superior Of: 955Bogotá: Cra. 6 #116-30
Estos son los únicos canales que la Entidad tiene habilitados para las consultas y reclamos por protección de datos personales, por lo tanto, el titular deberá tenerlos presente y utilizarlos en caso de que lo requiera. Si alguna área o encargado de la información recibe una consulta o reclamo relativo a protección de datos personales, deberá informarle al titular los canales existentes y en ningún caso, podrá dejar sin respuesta al titular de la información. El titular debe acreditar y aportar la información mencionada en la presente Política.
15. MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADAS AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS.
GEOCAPITAL S.A. cuenta con un Manual de Políticas de Seguridad de la Información y Ciberseguridad cuyas previsiones aseguran el cumplimiento de los requisitos exigidos en materia de seguridad de la información. La Entidad está comprometida en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa, permanentemente se capacita y se comunica los riesgos tanto a los empleados para evitar riesgos en el uso de los canales de distribución de servicios.
